/   融海通達智能檔案管理系統應用解決方案   /

Smart file cabinet series

融海通達提供檔案系統化智能管理，檔案庫房建設檔案宗卷流轉一站式解決方案，項目合作、產品采購、招標投標歡迎免費咨詢！！！

根據中國人民銀行及銀保監相關部門對銀行重要紙質類(如:印鑒卡、賬戶資料、檔案、抵質押品資料等)物品保管相關規定及要求，銀行對紙質資料需長期妥善保管，而且銀行紙質材料數量不斷遞增。與此同時，網點日常受理的對這些紙質材料信息變更業務也較多，導致管理人員需頻繁從存量的紙質資料中翻找所需資料，取出后使用完畢再放回原位,基層營運人員工作效率較低且工作負擔較重。銀行在日常紙質材料管理過程中經常會遇到如下問題

一、傳統檔案管理方式管理痛點

二、檔案智能化解決思路

1、簡化借還流程，提高流通效率

2、大幅降低檔案柜盤點和查找工作量

3、改變借閱管理和安全防遺漏流程脫節的情況

4、提高檔案柜管理人員工作人員的工作滿意度

5、通過RFID技術，全面數字化、自動化管理

三、融海通達智能檔案管理系統介紹

智能檔案管理柜是將檔案管理電子化、痕跡化；行員通過登錄“檔案管理系統”可進行檔案入庫、檔案借出、檔案歸還、智能盤庫、庫存信息到處、日志查詢等自動化處理，免去檔案查找難、遺失、使用痕跡無從查找等難題，大大提升的賬戶管理效率

四、智能檔案系統及其智能檔案柜產品優勢

1、省時

通過系統快捷搜索，精確定位檔案存放位置，檔案的存取和使用更加準確高效，極大的節省了管理員在查找方面所耗費的時間。

2、安全

智能柜臺柜門開關由系統聯動控制（特 殊情況下也可雙人使用應急鑰匙開鎖），且檔案的出入庫、借出、歸還等均需 特定有權人員通過指紋認證、密碼等身 份核驗后方可操作，安全性更高。

3、智能

系統自動檢測檔案及柜門狀態， 檔案未歸位或柜門未關閉時系 統會自動提示，并異常記錄，還智能可通過系統快速查詢到借出未歸還的信息，便于安全管理。

4、快捷

智能盤庫和檔案信息查 快捷詢導出功能使檔案排查、 交接等工作省時省力。

5、留痕

通過系統化控制，可實現檔案動態管理和操作痕跡追溯。

6、減負

使用統一的分欄存放，并且標有編號，整潔美觀，且整理方便，減輕基層營運人員負擔。

五、智能柜軟件管理系統

平臺可對機構進行隨意設置，如：總、分、支、網點，平臺可根據不同角色進行權限設置，如:超級管理員(唯一)、管理員、審核員、庫管員具有不同的使用權限

平臺具有嚴格的使用審批流程，平臺實時記錄設備端和管理端的每一步操作流程，包括異常記錄，做到所有使用記錄有據可查。

（一）國產化軟件系統

（二）硬件產品

六、紙質檔案出入庫操作流程

（一）檔案入庫

1. 客戶經理從檔案系統拉取檔案數據，發起入庫

2. 專管員和客戶經理封包，庫管員接收檔案，驗證檔案信息

3. 庫管員根據庫存選擇位置，上架擺放

4. 上架完成后操控系統會實時盤査當前存儲檔案是否上架正確，同時更新基礎檔案數據

5. 檔案入庫成功

（二）檔案出庫

1. 客戶經理提交出庫清單

2. 專管員發起出庫

3. 庫管員根據出庫清單取出檔案(電子鎖自動打開，根據提示取出)，驗證通過后交給指定人員(一次驗證檔案的正確性)

4. 專管員接收檔案，核對檔案信息;(二次驗證檔案的正確性)

5. 客戶經理取走檔案

（三）檔案盤點

在智能檔案柜連接的電腦上登錄“檔案管理系統”，進入“盤點管理”功能，新增一

條盤點任務，可由系統自動盤點存量檔案的數量、明細及狀態。

（四）庫存檔案信息導出

在智能檔案管理柜連接的電腦上登錄“檔案管理系統”，在“檔案管理”功能中選擇起始時間，可查看及導出該期間入庫的全部檔案資料信息

（五）查看操作日志

在智能檔案管理柜連接的電腦上登錄“檔案管理系統”，在“檔案管理”功能中搜索（支持模糊搜索）到需查詢的檔案資料后，選擇“查看日志”，可查看該檔案詳細的操作記錄（包括操作人、時間、操作類型等）

七、使用價值

目前，銀行在檔案管理方面處理功能雖然有些變成全流程影像電子化管理，但鑒于目前監管要求及銀行永久保管要求，網點紙質檔案仍需留存，但可能各分行保管方式、地點不一，建議在紙質檔案保管方面使用“智能檔案管理柜”，可由網點各自使用或集中到業務處理中心統一管理，如能夠與銀行行內其他對公開戶系統實現對接，該流程改造可真正實現檔案管理的全自動化、全生命周期管理，并且會極大的為基層人員減負，切實為網點綜合化轉型提供強有力的助推作用。

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